Não há mistério para a gestão, seja financeira, seja de recursos, ou pessoas, observa-se e anota-se características, funções, atividades, horários e duração, custos, etc. Esse é o primeiro passo, observar e anotar.

De posse dos dados, começa o verdadeiro trabalho e é esse trabalho que vai demonstrar, em forma de número e não somente imaginando, o andamento ou resultado do projeto.
Os dados se tornam informação, a informação trabalhada se forma conhecimento e o conhecimento serve como base para o planejamento. Relembrando um pouco do artigo anterior, vamos entender como se inicia de fato uma gestão.

Iniciando a Gestão de Custos

A gestão de custos é um processo contínuo e que pode ser dividido em 4 passos: planejamento de recursos, estimação de valores, orçamento de custos, e controle de custos. 
Pode ocorrer mudanças com os recursos e materiais durante a execução do projeto, forçando o reajuste doorçamento. Ou, variações observadas durante o processo de controle podem acarretar na revisão da estimativa.

Planejamento de Recursos

Processo de identificação dos recursos necessários para a execução e conclusão do projeto. Exemplos de recursos são pessoas (empregados e contratantes) e equipamentos (como infraestrutura e maquinário).

O planejamento é feito no início do projeto, antes de qualquer trabalho ser feito.
É necessário uma estrutura de divisão de trabalho para entender qual é cada atividade do projeto, quantas pessoas e com qual tipo de habilidade são necessárias para finalizar a atividade, qual tipo de equipamento e material serão utilizados.

Adotando a metodologia de conclusão de tarefas, é possível fazer um inventário completo e adequado de todos os recursos, que será utilizado na estimativa dos custos.


Durante o processo:

- Considere dados históricos - se tarefas e atividades anteriores já foram cumpridas antes de determinar novas tarefas.
- Receba feedback e opiniões da equipe - a cooperação e colaboração são essenciais em projetos sem dados anteriores para usar.
- Verifique a necessidade e utilização dos recursos - um recursos pode estar disponível somente em certos períodos, atrasando o cronograma do projeto e pode impactar na estimativa de custos.
- Acontecimentos inesperados - como conhecimento técnico para utilizar algum recursos, surgindo a necessidade de contratar ou treinar a equipe para acelerar e executar o processo, influenciando na gestão de custos.

Estimativa de Custos

É o processo de quantificação dos custos associado com todos os recursos requisitados para a execução do projeto. Necessita-se de:

- Identificação e necessidade de cada recurso, ou seja, o resultado da etapa de identificação;
- Preço de cada recurso (valor por hora do empregado, quantidade de material para alguma tarefa, etc.);
- Duração necessária de cada recurso;
- Lista de suposições e previsões do projeto;
- Riscos potenciais (basicamente a técnica de matriz FOFA: fortalezas, oportunidades, fraquezas e ameaças);
- Custos do projeto anterior para comparação, se possível;
- Informações sobre a situação financeira da empresa e estruturas de relatórios;

A estimava depende da exatidão nas informações. É necessário considerar fatores como custos variáveis e fixos, despesas gerais, inflação, e o valor de compra do dinheiro durante o projeto.

Se a estimativa for muito diferente dos custos atuais, é improvável que o projeto seja bem sucedido.
Possuindo dados históricos de projetos passados, pode-se fazer uma estimativa baseada nestes dados, que servem como referência e experiência para futuros projetos.

Também pode-se estimar e calcular cada tarefa e fazer a soma de todas as tarefas. Geralmente é feita quando não se têm dados ou muita experiência anterior.
A estimativa é feita durante o planejamento, momento onde a equipe pode sugerir diversas soluções, e a estimativa auxilia na decisão de escolha. 

Pode-se decidir por custos das tarefas, custos dos empregados, custos do cronograma (período total do projeto). O tipo de estimativa utilizada dependerá do tipo de projeto. 
A estimativa ajuda a equipe a definir e reduzir custos.

Orçamento de Custos

É a divisão dos custos em partes do projeto, como tarefas ou módulos, num período de tempo. Orçamentos incluem reservas separadas para resolver custos inesperados.
Para decidir o valor que será utilizado ou requisita para a realização de todo o projeto ou parte dele, o gestor do projeto utiliza a estrutura de divisão de trabalho e as estimativas para chegar no valor final.

Fazer o orçamento cria um limite para se mensurar e verificar se o projeto está de acordo com o planejado. Se não fosse o orçamento, o custo estimado seria somente um valor abstrato e desconhecido. Seria difícil de medir o quanto foi gasto durante a execução. 

Avaliar a performance do projeto possibilita saber quanto do orçamento precisa ser liberado para fases futuras do projeto.
É semelhante a construir no inicio a fundação e piso de uma residência para então completar o restante da casa conforme guardar ou receber mais dinheiro.

Controle de Custos

O controle de custos é feito mensurando-se as variações e diferenças do limite determinado e tomando ações adequadas, como aumentar o orçamento destinado ou reduzindo o tamanho do projeto para corrigir a falta no orçamento. 

É um processo contínuo feito durante o cronograma do projeto. O foco é além de relatar no tempo certo e claramente, também mensurar de forma correta.

Junto com o limite do custo, o plano de gestão de custos é essencial para o controle de custos. O plano contém detalhes de como a performance do projeto será medida, qual é o limite para variações de preços, quais ações serão tomadas no caso de ultrapassar o limite, e a lista de pessoas e cargos que tomam decisões.

Na fase de planejamento, imagine que a Tarefa X possui um orçamento de R$4000 e espera-se que 50% será concluído até o final de semana.

Valor planejado (VP) da tarefa X até o final de semana = R$4000 * .5 = R$2000
Valor recebido (VR) da tarefa X até o final de semana = R$4000 * .25 = R$1000

Agora determina-se o custo atual (CA) do trabalho, que envolve outras variáveis como equipamento e custo de materiais (ex: R$800).

Variação do cronograma = VR - VP = R$1000 - R$2000 = -R$1000
Variação do custo = VR - CA = R$1000 - R$800 = R$200
A variação do cronograma negativa indica que a tarefa está atrasando, e a variação do custo positiva indica que está dentro do orçamento.

O controle de custo dá transparência para que tomadas de decisões sejam rápidas nas diversas situações que surgirem.

Tecnologia

A gestão de custos tornar-se complexa dependendo do projeto, possuindo diversas variáveis. Recomenda-se utilizar softwares e anotações claras que faça a gestão de custos de forma simples e eficaz.

A gestão de custos é relacionada com a capacidade da equipe de ser bem sucedida no atual e em futuros projetos. A coleta e organização desses dados e a utilização de tecnologia resulta em  economia.

A gestão de custos deve ser parte integral do projeto e servir para correlacionar, ou seja, utilizar e comparar, dados entre projetos.

17 Princípios Básicos da Gestão

1) Gerencie suas contas de forma adequada;
2) Revise seus custos;
3) Faça projeções financeiras;
4) Lance os faturamentos assim que possível;
5) Matenha uma conta bancária somente para negócios;
6) Anote os empréstimos pessoais para o seu negócio;
7) Utilize um cartão de crédito somente para o negócio;
8) Pague seu salário primeiro;
9) Matenha-se zeloso com o dinheiro;
10) Reduza os gastos com viagens e estadias;
11) Utilize documentos legais gratuitos (alguns modelos são encontrados online) para necessidades simples;
12) Tome cuidado antes de expandir;
13) Entenda e controle seu marketing e relações públicas;
14) Considere alugar ao invés de comprar;
15) Não espere até o último minuto para buscar empréstimos;
16) Garanta que você tenha recurso (capital, dinheiro) suficiente;
17) Evite gastar prematuramente.

Combinados e colocados em prática, estes princípios colocarão seu negócio num bom caminho. Junto da tecnologia desenvolvida pela ManejeBem, anotações, observações, dados e dúvidas são encaminhados e analisados em conjunto com o agricultor, pesquisando e buscando soluções em sintonia com a sua realidade.  

Quando se fala em agricultura, logo se pensa nos grandes produtores. Aqueles que exportam e que tem disponível toda e qualquer solução agro. Mas, a verdade é que a grande maioria são de pequeno porte  e se organizam em unidades familiares. Acreditem, são eles que alimentam o mundo! Mas, mesmo com toda a sua importância na cadeia de abastecimento de alimentos, os agricultores sofrem a falta de tecnologia no campo. 

Pensando na melhoria da produção destes agricultores, a ManejeBem desenvolveu uma tecnologia, em forma de aplicativo, que visa facilitar a assistência técnica no campo.

A solução, ofertada para cooperativas, agroindústrias e empresas de assistência técnica agrícola visa à melhoria do trabalho de agrônomos e o desenvolvimento sustentável de comunidades rurais. 

Além de tornar as operações no campo ainda mais eficiente, mais sustentável e muito mais precisa, o agrônomo terá nas mãos informações valiosas para otimizar todas as etapas produtivas da propriedade. Com a tecnologia, fica muito mais fácil de identificar oportunidades e melhorias no campo. Quais os problemas? Quais as soluções? Que tipo de sistema de irrigação utilizar? Como efetuar a adubação? Como melhorar a gestão da propriedade? O agricultor está pronto para acessar créditos rurais? 

Com a ferramenta, que ajuda a responder estas perguntas, fica muito mais fácil de manter o agricultor produtivo e qualificado para os mercados existentes. Aumentando seus lucros! 

Como fazemos isso? Através do ManejeChat. Tecnologia que possui um chat direto com o agricultor e um sistema para registro e armazenamento dos atendimentos. Com esta ferramenta, conseguimos aumentar em 300% a capacidade do trabalho de técnicos no campo e elevamos o número de agricultores conectados com uma assistência agrícola diária e de qualidade.  

Quer conhecer um pouco mais esta ferramenta? Entre em contato conosco!  

Fontes:

Treinamento - Iniciação à Gestão Financeira de Propriedades Rurais Familiares do Maranhão. ManejeBem

https://m.sebrae.com.br/Sebrae/Portal%20Sebrae/UFs/PE/Anexos/GESTAO-EMPRESARIAL-Planejamento-estrategico-como-construir-e-executar-com-maestria.pdf

https://www.costmanagement.eu/blog-article/cost-management-explained-in-4-steps

https://www.educba.com/how-to-manage-a-business-effectively/

https://www.finder.com/small-business-finance-tips

https://www.ecosys.net/reference/project-cost-management/