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Como Alcançar a Sustentabilidade Econômica do Agroecossistema - Gestão Financeira - Parte 1

Todo e qualquer empreendimento tem que possuir um saldo financeiro positivo para que continue existido e chamamos isso de sustentabilidade financeira. Para isso, é preciso ter organização financeira: controlar (ter anotado) os gastos, investimentos em nova ferramentas e tecnologias, entrada de dinheiro, lucro, etc. 

Gerir o próprio negócio nem sempre é fácil e por isso estamos trazendo dicas preciosas de como melhorar a gestão financeira de propriedades rurais, mas as dicas se aplicam a todo tipo de negócio.

A gestão é parecida com uma receita de bolo, nossos pais fazem, nossos avós faziam, as vezes até de forma mais simples, mas faziam. Existem os ingredientes e suas quantidades, os preços dos ingredientes, modo de preparo e tempo para assar. Para descobrir o preço do bolo, considera-se todas as variáveis.

Planejamento

É sobre ter foco no presente para alcançar um sonho no futuro, por isso o planejamento é orientado por objetivos e baseado na observação diária. A partir do dia a dia no campo ou no meio em que a gestão é feita, observa-se o que, como, quanto e onde ocorrem processos e atividades. Como diz o ditado: "É o olho do produtor que engorda o gado." E não é diferente em outros setores.

Além da observação, anota-se as informações: o que vai onde, como faz o que, quando e onde. Desta forma, sabe-se tudo o que acontece e como acontece. Estas anotações valem ouro em qualquer negócio que queira dar certo, pois é a partir delas que pode se desenvolver um planejamento.

É essencial possuir um plano para alcançar um objetivo, e é melhor ainda ter 2 ou 3 bons planos (Plano A, B, C), caso um dos planos seja incapaz ou algo ocorra que mude o curso de ações, haverá um plano alternativo pronto, produzindo ótimos resultados.

Um planejamento eficaz é feito com uma estratégia que considere tanto os possíveis resultados positivos e negativos, assim não “tomamos sustos”. A melhor forma é se preparar para a falha ao invés do sucesso. Mas mesmo se preparando para a falha, sempre deve-se fazer o máximo para que o projeto apresente resultados positivos.

Gestão de Custos

É o processo de estimar, orçamentar e controlar os custos dentro do cronograma, ou seja, o tempo de duração planejado para o projeto. E tem como objetivo manter os gastos dentro do limite que você determinou.

Vantagens:

- Cumpre o objetivo requisitado;

- A execução torna-se de alta qualidade;

- Conclusão do projeto dentro do cronograma;

- Conclusão dentro do orçamento

Isto torna a gestão de custos uma das bases mais importantes da gestão de projeto, independente da área ou setor, seja na aquisição de insumos, manutenção, vendas, tecnologia, construção, etc. 

Para planejarmos melhor, é muito importante saber o quanto se gasta e o quanto se recebe em cada atividade.

Importância da Gestão

Gestão de custos é fácil de entender, por exemplo, ao realizar qualquer atividade na propriedade, a primeira coisa a se fazer é definir um orçamento, um valor máximo a ser utilizado. Quando você entender o quanto será utilizado no projeto, o próximo passo é dividir o valor total em gastos das tarefas e itens do projeto.

O orçamento determinará decisões críticas como: qual variedade ou semente utilizar; o maquinário que será alugado; quantos trabalhadores serão contratados; qual tecnologia utilizar ou alguém que ajude a fazer as tarefas; a qualidade dos materiais utilizados; etc.

Sem um orçamento definido é difícil de responder estas questões e torna-se impossível de verificar se o projeto está progredindo na direção correta.

Quanto maior o projeto, mais difícil é o planejamento. Por isso, o ideal é começar como pequenos projetos e ir aumentando a medida que for dando certo.

Implementando uma gestão de custos eficiente, pode-se:

> Definir objetivos claros, que atendam as expectativas;

> Controle do fluxo de trabalho e andamento do projeto;

> Entender com clareza a situação atual, devido a transparência das tarefas, itens, trabalho e custos;

> Evitar gastos no projeto, aumentar o retorno de investimento e concluir o projeto dentro do cronograma;

> Gerar dados para comparar projetos futuros e compreender custos de longo prazo.

Início da Gestão de Custos:

A gestão de custos é um processo contínuo e que pode ser dividido em 4 passos: planejamento de recursos, estimação de valores, orçamento de custos, e controle de custos. 

Pode ocorrer mudanças com os recursos e materiais durante a execução do projeto, forçando o reajuste do orçamento. Ou, variações observadas durante o processo de controle podem acarretar na revisão da estimativa.

Planejamento de Recursos

Processo de identificação dos recursos necessários para a execução e conclusão do projeto. Exemplos de recursos são insumos (como adubos, corretivos) e equipamentos (como infraestrutura e maquinário).

O planejamento é feito no início do projeto, antes de qualquer trabalho ser feito.

É necessário uma estrutura de divisão de trabalho para entender qual é cada atividade do projeto, quantas pessoas e com qual tipo de habilidade são necessárias para finalizar a atividade, qual tipo de equipamento e material serão utilizados.

Adotando a metodologia de conclusão de tarefas, é possível fazer um inventário completo e adequado de todos os recursos, que será utilizado na estimativa dos custos.

Durante o processo:

1) Considere dados históricos - se tarefas e atividades anteriores já foram cumpridas antes de determinar novas tarefas.

2) Receba feedback e opiniões da equipe - a cooperação e colaboração são essenciais em projetos sem dados anteriores para usar.

3) Verifique a necessidade e utilização dos recursos - um recursos pode estar disponível somente em certos períodos, atrasando o cronograma do projeto e pode impactar na estimativa de custos.

4) Acontecimentos inesperados - como conhecimento técnico para utilizar alguns recursos, surgindo a necessidade de contratar ou treinar a equipe para acelerar e executar o processo, influenciando na gestão de custos.

Estimativa de Custos

É o processo de quantificação dos custos associado com todos os recursos requisitados para a execução do projeto. Necessita-se de:

> Identificação e necessidade de cada recurso, ou seja, o resultado da etapa de identificação

> Preço de cada recurso (valor por hora do empregado, quantidade de material para alguma tarefa, etc.)

> Duração necessária de cada recurso

> Lista de suposições e previsões do projeto

> Ter anotado quais são as fortalezas, oportunidades, fraquezas e ameaças

> Custos do projeto anterior para comparação, se possível

> Informações sobre a situação financeira da empresa e estruturas de relatórios

A estimava depende da exatidão nas informações. É necessário considerar fatores como custos variáveis e fixos, despesas gerais, inflação, e o valor de compra do dinheiro durante o projeto.

Se a estimativa for muito diferente dos custos atuais, é improvável que o projeto seja bem sucedido.

Possuindo dados históricos de projetos passados, pode-se fazer uma estimativa baseada nestes dados, que servem como referência e experiência para futuros projetos.

Também pode-se estimar e calcular cada tarefa e fazer a soma de todas as tarefas. Geralmente é feita quando não se têm dados ou muita experiência anterior.

A estimativa é feita durante o planejamento, momento onde a equipe pode sugerir diversas soluções, e a estimativa auxilia na decisão de escolha. 

Pode-se decidir por custos das tarefas, custos dos empregados, custos do cronograma (período total do projeto). O tipo de estimativa utilizada dependerá do tipo de projeto. 

A estimativa ajuda a equipe a definir e reduzir custos.

Para se realizar estas atividades, a observação e anotação no caderno de campo são essenciais. É nesse momento que a ManejeBem pode auxiliar. Com a coleta de dados, armazenamento e análise dessas informações para tornar a tomada de decisão rápida e de forma consciente.