Como Alcançar a Sustentabilidade Econômica do Agroecossistema – Gestão Financeira – Parte 1
Organização financeira da propriedade
Planejamento e registros
Todo e qualquer empreendimento tem que possuir um saldo financeiro positivo para que continue existido e chamamos isso de sustentabilidade financeira. Para isso, é preciso ter organização financeira: controlar (ter anotado) os gastos, investimentos em nova ferramentas e tecnologias, entrada de dinheiro, lucro, etc.
Gerir o próprio negócio nem sempre é fácil e por isso estamos trazendo dicas preciosas de como melhorar a gestão financeira de propriedades rurais, mas as dicas se aplicam a todo tipo de negócio.
A gestão é parecida com uma receita de bolo, nossos pais fazem, nossos avós faziam, as vezes até de forma mais simples, mas faziam. Existem os ingredientes e suas quantidades, os preços dos ingredientes, modo de preparo e tempo para assar. Para descobrir o preço do bolo, considera-se todas as variáveis.
Planejamento
É sobre ter foco no presente para alcançar um sonho no futuro, por isso o planejamento é orientado por objetivos e baseado na observação diária. A partir do dia a dia no campo ou no meio em que a gestão é feita, observa-se o que, como, quanto e onde ocorrem processos e atividades. Como diz o ditado: "É o olho do produtor que engorda o gado." E não é diferente em outros setores.
Além da observação, anota-se as informações: o que vai onde, como faz o que, quando e onde. Desta forma, sabe-se tudo o que acontece e como acontece. Estas anotações valem ouro em qualquer negócio que queira dar certo, pois é a partir delas que pode se desenvolver um planejamento.
É essencial possuir um plano para alcançar um objetivo, e é melhor ainda ter 2 ou 3 bons planos (Plano A, B, C), caso um dos planos seja incapaz ou algo ocorra que mude o curso de ações, haverá um plano alternativo pronto, produzindo ótimos resultados.
Um planejamento eficaz é feito com uma estratégia que considere tanto os possíveis resultados positivos e negativos, assim não “tomamos sustos”. A melhor forma é se preparar para a falha ao invés do sucesso. Mas mesmo se preparando para a falha, sempre deve-se fazer o máximo para que o projeto apresente resultados positivos.
Gestão de Custos
É o processo de estimar, orçamentar e controlar os custos dentro do cronograma, ou seja, o tempo de duração planejado para o projeto. E tem como objetivo manter os gastos dentro do limite que você determinou.
Vantagens
– Cumpre o objetivo requisitado;
– A execução torna-se de alta qualidade;
– Conclusão do projeto dentro do cronograma;
– Conclusão dentro do orçamento
Isto torna a gestão de custos uma das bases mais importantes da gestão de projeto, independente da área ou setor, seja na aquisição de insumos, manutenção, vendas, tecnologia, construção, etc.
Para planejarmos melhor, é muito importante saber o quanto se gasta e o quanto se recebe em cada atividade.
Importância da Gestão
Gestão de custos é fácil de entender, por exemplo, ao realizar qualquer atividade na propriedade, a primeira coisa a se fazer é definir um orçamento, um valor máximo a ser utilizado. Quando você entender o quanto será utilizado no projeto, o próximo passo é dividir o valor total em gastos das tarefas e itens do projeto.
O orçamento determinará decisões críticas como: qual variedade ou semente utilizar; o maquinário que será alugado; quantos trabalhadores serão contratados; qual tecnologia utilizar ou alguém que ajude a fazer as tarefas; a qualidade dos materiais utilizados; etc.
Sem um orçamento definido é difícil de responder estas questões e torna-se impossível de verificar se o projeto está progredindo na direção correta.
Quanto maior o projeto, mais difícil é o planejamento. Por isso, o ideal é começar como pequenos projetos e ir aumentando a medida que for dando certo.
Implementando uma gestão de custos eficiente, pode-se:
> Definir objetivos claros, que atendam as expectativas;
> Controle do fluxo de trabalho e andamento do projeto;
> Entender com clareza a situação atual, devido a transparência das tarefas, itens, trabalho e custos;
> Evitar gastos no projeto, aumentar o retorno de investimento e concluir o projeto dentro do cronograma;
> Gerar dados para comparar projetos futuros e compreender custos de longo prazo.
Início da Gestão de Custos:
A gestão de custos é um processo contínuo e que pode ser dividido em 4 passos: planejamento de recursos, estimação de valores, orçamento de custos, e controle de custos.
Pode ocorrer mudanças com os recursos e materiais durante a execução do projeto, forçando o reajuste do orçamento. Ou, variações observadas durante o processo de controle podem acarretar na revisão da estimativa.
Planejamento de Recursos
Processo de identificação dos recursos necessários para a execução e conclusão do projeto. Exemplos de recursos são insumos (como adubos, corretivos) e equipamentos (como infraestrutura e maquinário).
O planejamento é feito no início do projeto, antes de qualquer trabalho ser feito.
É necessário uma estrutura de divisão de trabalho para entender qual é cada atividade do projeto, quantas pessoas e com qual tipo de habilidade são necessárias para finalizar a atividade, qual tipo de equipamento e material serão utilizados.
Adotando a metodologia de conclusão de tarefas, é possível fazer um inventário completo e adequado de todos os recursos, que será utilizado na estimativa dos custos.
Durante o processo:
1) Considere dados históricos – se tarefas e atividades anteriores já foram cumpridas antes de determinar novas tarefas.
2) Receba feedback e opiniões da equipe – a cooperação e colaboração são essenciais em projetos sem dados anteriores para usar.
3) Verifique a necessidade e utilização dos recursos – um recursos pode estar disponível somente em certos períodos, atrasando o cronograma do projeto e pode impactar na estimativa de custos.
4) Acontecimentos inesperados – como conhecimento técnico para utilizar alguns recursos, surgindo a necessidade de contratar ou treinar a equipe para acelerar e executar o processo, influenciando na gestão de custos.
Estimativa de Custos
É o processo de quantificação dos custos associado com todos os recursos requisitados para a execução do projeto. Necessita-se de:
> Identificação e necessidade de cada recurso, ou seja, o resultado da etapa de identificação
> Preço de cada recurso (valor por hora do empregado, quantidade de material para alguma tarefa, etc.)
> Duração necessária de cada recurso
> Lista de suposições e previsões do projeto
> Ter anotado quais são as fortalezas, oportunidades, fraquezas e ameaças
> Custos do projeto anterior para comparação, se possível
> Informações sobre a situação financeira da empresa e estruturas de relatórios
A estimava depende da exatidão nas informações. É necessário considerar fatores como custos variáveis e fixos, despesas gerais, inflação, e o valor de compra do dinheiro durante o projeto.
Se a estimativa for muito diferente dos custos atuais, é improvável que o projeto seja bem sucedido.
Possuindo dados históricos de projetos passados, pode-se fazer uma estimativa baseada nestes dados, que servem como referência e experiência para futuros projetos.
Também pode-se estimar e calcular cada tarefa e fazer a soma de todas as tarefas. Geralmente é feita quando não se têm dados ou muita experiência anterior.
A estimativa é feita durante o planejamento, momento onde a equipe pode sugerir diversas soluções, e a estimativa auxilia na decisão de escolha.
Pode-se decidir por custos das tarefas, custos dos empregados, custos do cronograma (período total do projeto). O tipo de estimativa utilizada dependerá do tipo de projeto.
A estimativa ajuda a equipe a definir e reduzir custos.
Para se realizar estas atividades, a observação e anotação no caderno de campo são essenciais. É nesse momento que a ManejeBem pode auxiliar. Com a coleta de dados, armazenamento e análise dessas informações para tornar a tomada de decisão rápida e de forma consciente.
Iniciando a Gestão de Custos
> A gestão de custos é um processo contínuo e que pode ser dividido em 4 passos: planejamento de recursos, estimação de valores, orçamento de custos, e controle de custos;
> Pode ser preciso mudar o que se estava planejando em relação aos recursos e materiais durante a execução do projeto, forçando o reajuste do orçamento;
> Ou, variações observadas durante o processo de controle podem fazer com que a gente precise calcular a estimativa novamente.
O uso da Tecnologia ajuda muito!
> A gestão de custos tornar-se complexa dependendo do projeto, possuindo diversas variáveis. Recomenda-se utilizar softwares, planilhas de Excel e anotações claras que faça a gestão de custos de forma simples e eficaz.
> A gestão de custos é relacionada com a capacidade da equipe de ser bem sucedida no atual e em futuros projetos. A coleta e organização desses dados e a utilização de tecnologia resulta em economia.
> A gestão de custos deve ser parte integral do projeto e servir para correlacionar, ou seja, utilizar e comparar, dados entre projetos.
1) Planejamento de Recursos
> O planejamento é feito no início do projeto, antes de qualquer trabalho ser feito;
Custos e controle financeiro
> No planejamento de recursos é muito importante fazer a identificação dos recursos necessários para a execução e conclusão do projeto;
> Exemplos de recursos são pessoas (empregados e contratantes) e equipamentos (como infraestrutura e maquinário);
> É necessária uma estrutura de divisão de trabalho para entender qual é cada atividade do projeto, quantas pessoas e com qual tipo de habilidade são necessárias para finalizar a atividade, qual tipo de equipamento e material serão utilizados;
> Adotando a metodologia de conclusão de tarefas, é possível fazer um inventário completo e adequado de todos os recursos, que será utilizado na estimativa dos custos.
Durante o processo:
> Considere dados históricos, ou seja, considere as experiências prévias – se tarefas e atividades anteriores já foram cumpridas antes de determinar novas tarefas;
> Receba feedback e opiniões da equipe – a cooperação e colaboração são essenciais em projetos sem dados anteriores para usar;
> Verifique a necessidade e utilização dos recursos – um recurso pode estar disponível somente em certos períodos, a sua ausência nos outros momentos pode causar atraso do cronograma do projeto e pode impactar na estimativa de custos;
> Acontecimentos inesperados – como conhecimento técnico para utilizar alguns recursos, surgindo a necessidade de contratar ou treinar a equipe para acelerar e executar o processo, influenciando na gestão de custos.
2) Estimativa de Custos
> Significa fazer as contas para saber certinho o quanto de tempo e dinheiro temos que gastar pra fazer o projeto por inteiro. Para isso, precisamos de:
– Identificação e necessidade de cada recurso necessário para realizar o projeto, ou seja, o resultado da etapa de identificação;
– Preço de cada recurso (valor por hora do empregado, quantidade de material para alguma tarefa, etc.);
– Duração necessária de cada recurso;
– Lista de suposições e previsões do projeto;
– Riscos potenciais (basicamente a técnica de matriz FOFA: fortalezas, oportunidades, fraquezas e ameaças);
– Custos do projeto anterior para comparação, se possível;
– Informações sobre a situação financeira da empresa ou propriedade e estruturas de relatórios;
> A estimava depende da exatidão nas informações. É necessário considerar fatores como custos variáveis e fixos, despesas gerais, inflação, e o valor de compra do dinheiro durante o projeto;
> Se a estimativa for muito diferente dos custos atuais, é improvável que o projeto seja bem sucedido;
> Possuindo dados históricos de projetos passados, pode-se fazer uma estimativa baseada nestes dados, que servem como referência e experiência para futuros projetos;
> Também pode-se estimar e calcular cada tarefa e fazer a soma de todas as tarefas. Geralmente é feita quando não se têm dados ou muita experiência anterior;
> A estimativa é feita durante o planejamento, momento onde a equipe pode sugerir diversas soluções, e a estimativa auxilia na decisão de escolha;
> Pode-se decidir por custos das tarefas, custos dos empregados, custos do cronograma (período total do projeto). O tipo de estimativa utilizada dependerá do tipo de projeto;
> A estimativa ajuda a equipe a definir e reduzir custos.
3) Orçamento de Custos
> É semelhante a construir no início a fundação e piso de uma residência para então completar o restante da casa conforme guardar ou receber mais dinheiro;
> É a divisão dos custos em partes do projeto, como tarefas ou módulos, num período de tempo;
> No orçamento, devemos ter reservas separadas para resolver custos inesperados;
> Para decidir o valor que será utilizado ou requisitado para a realização de todo o projeto ou parte dele, o gestor do projeto utiliza a estrutura de divisão de trabalho e as estimativas para chegar no valor final;
> Fazer o orçamento cria um limite para se mensurar e verificar se o projeto está de acordo com o planejado. Se não fosse o orçamento, o custo estimado seria somente um valor abstrato e desconhecido. Seria difícil de medir o quanto foi gasto durante a execução;
> Avaliar a performance do projeto possibilita saber quanto do orçamento precisa ser liberado para fases futuras do projeto;
4) Controle de Custos
> O controle de custos é feito mensurando-se as variações e diferenças do limite determinado e tomando ações adequadas, como aumentar o orçamento destinado ou reduzindo o tamanho do projeto para corrigir a falta no orçamento.
> É um processo contínuo feito durante o cronograma do projeto. O foco é além de relatar no tempo certo e claramente, também mensurar de forma correta.
> Junto com o limite do custo, o plano de gestão de custos é essencial para o controle de custos. O plano contém detalhes de como a performance do projeto será medida, qual é o limite para variações de preços, quais ações serão tomadas no caso de ultrapassar o limite, e a lista de pessoas e cargos que tomam decisões;
> A variação do cronograma negativa indica que a tarefa está atrasando, e a variação do custo positiva indica que está dentro do orçamento;
> O controle de custo dá transparência para que tomadas de decisões sejam rápidas nas diversas situações que surgirem;
Exemplo
Na fase de planejamento, imagine que a Tarefa X possui um orçamento de R$4000 e espera-se que 50% será concluído até o final de semana.
Agora determina-se o custo atual (CA) do trabalho, que envolve outras variáveis como equipamento e custo de materiais (ex: R$800).
Variação do cronograma = VR – VP = R$1000 – R$2000 = -R$1000
Variação do custo = VR – CA = R$1000 – R$800 = R$200
17 Princípios Básicos da Gestão
1) Gerencie suas contas de forma adequada;
2) Revise seus custos;
3) Faça projeções financeiras;
4) Lance os faturamentos assim que possível;
5) Mantenha uma conta bancária somente para negócios;
6) Anote os empréstimos pessoais para o seu negócio;
7) Utilize um cartão de crédito somente para o negócio;
8) Pague seu salário primeiro;
9) Mantenha-se zeloso com o dinheiro;
10) Reduza os gastos com viagens e estadias;
11) Utilize documentos legais gratuitos (alguns modelos são encontrados online) para necessidades simples;
12) Tome cuidado antes de expandir;
13) Entenda e controle seu marketing e relações públicas;
14) Considere alugar ao invés de comprar;
15) Não espere até o último minuto para buscar empréstimos;
16) Garanta que você tenha recurso (capital, dinheiro) suficiente;
17) Evite gastar prematuramente.
Combinados e colocados em prática, estes princípios colocarão seu negócio num bom caminho. Junto da tecnologia desenvolvida pela ManejeBem, anotações, observações, dados e dúvidas são encaminhados e analisados em conjunto com o agricultor, pesquisando e buscando soluções em sintonia com a sua realidade.
Fontes
Treinamento – Iniciação à Gestão Financeira de Propriedades Rurais Familiares do Maranhão. ManejeBem
https://www.costmanagement.eu/blog-article/cost-management-explained-in-4-steps
https://www.educba.com/how-to-manage-a-business-effectively/
https://www.finder.com/small-business-finance-tips
https://www.ecosys.net/reference/project-cost-management/
